eMail-Archivierung
Hintergrund: Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen fordern Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailStore Server kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen:
| Vollständigkeit
| MailStore Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden. |
|---|---|
| Originalgetreue Archivierung
| Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. |
| Manipulationssicherheit
| Durch Bildung von SHA1-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen. |
| Aufbewahrungsfristen
| Grundsätzlich kann kein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus können globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfristen definiert werden. |
| Legal Hold
| Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen wie der Benutzerrechte und der Aufbewahrungsfristen, keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden. |
| Protokollierung
| MailStore Server protokolliert Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion lückenlos. |
| Auditor-Zugriff
| Über einen speziellen Benutzertyp „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden. Alle Aktionen dieses Benutzertyps werden grundsätzlich protokolliert. |
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